电子文件管理试卷

Which is NOT true about archival function ?

What is Step One of implement recordkeeping requirements?

Which is NOT the aim of implementing recording requirements?

So to ensure the record is preserved in a form that we can understand, we must meet the following requirements except:

Which of the following types of user services is the most common?

Which of the following choice is not the influence factor of the preferred preservation method?

Which one is not necessary for archivists to take particular care to intervene in the following aspects of policy formulation?

What is the purpose of archival appraisal?

Which is not the function of context information?

In designing a legal framework for electronic recordkeeping sets out a number of core principles.Which of the following does not fall within these principles?

请判断本项叙述是否正确？archivists must be involved early in the lifecycle of records if they are to have an impact.

请判断本项叙述是否正确？Any assessment needs to consider two aspects in making this determination: government’ s  readiness to adopt electronic recordkeeping and the archives’ readiness to assist them.

请判断本项叙述是否正确？Archivists have as their mission the preservation of records of continuing value and the provision of access to those records. So archivists should remain on the sidelines until the time arrives when an organisation feels that it no longer needs the records.

请判断本项叙述是否正确？Archivists need to think in terms of three basic skill sets: archival, electronic records and ‘soft’.

请判断本项叙述是否正确？A strategic vision for electronic records must take into account two perspectives: the archival vision of what it hopes to accomplish and the reality of the organisational con- text.

请判断本项叙述是否正确？An archival electronic records programme must be solidly grounded in  principles of management. 

请判断本项叙述是否正确？Strategies for recordkeeping should be determined which show how the gap between the two should be closed.

请判断本项叙述是否正确？Commonly, information and communications technologies and associated records man-agement regimes and organisational cultures are not yet in place when archivists arrive and try to impose their requirements.

请判断本项叙述是否正确？The dentification of requirements for records is dependent on the form of the records or the media on which they are kept.

请判断本项叙述是否正确？Archivists’ interests in current recordkeeping systems focus not only on the preservability of archival records, but also on their quantity.

请判断本项叙述是否正确？The role of archives and archivists can vary from supervision to advisory or active involvement in the design and implementation of recordkeeping applications.

请判断本项叙述是否正确？To show a record is authentic we simply need to be able to demonstrate that the record is what it claims to be.

请判断本项叙述是否正确？Technological change is an escapable reality when dealing with computer systems.

请判断本项叙述是否正确？Before considering specific technical solutions to the long-term preservation of electronic records, it is important to reflect on what one is trying to achieve by preserving them. Our aim, in general, is different for electronic records as it is for records held on paper or other traditional materials. 

请判断本项叙述是否正确？To ensure effective long-term preservation, institutions need people who understand the organisation and context in which the original records are created. People with knowledge of file formats, and the use to which those formats are put, are also required. This knowledge really  needs to be very technical.

请判断本项叙述是否正确？Any preservation technique must be consistent with the core requirements of authenticity; completeness; accessibility and understandability; processability; and potential reusabilty.

请判断本项叙述是否正确？Records are created, kept and preserved to make them available for those who need them  and are entitled to access and use them.

请判断本项叙述是否正确？Access options and on-line user services over the short-term will primarily be designed  to meet the requirements and needs of the record creator's organisation .

请判断本项叙述是否正确？Access options and the access control functions of records management systems are the responsibility of an archivist.

请判断本项叙述是否正确？The provision of access may be regarded as the ultimate objective of recordkeeping. 

The archives should facilitate the establishment of policies, procedures, systems, standards and practices designed to assist records creators to create and retain records which are authentic,_____ and preservable.

The archives should articulate requirements for preservation and accessibility to ensure that archival records remain available, accessible and ____ through time.

The Guide emphasized two characteristics:_________and reliability.

Different kinds of electronic office systems are used in records creating and_____________organisation.

The contextual information allows for the authenticity, reliability and ____________of the records to be proved.

It becomes increasingly difficult to _____________, capture and maintain authentic and reliable records.

The strategic vision should be rooted in the archival and records management principles presented in Identifying archival and recordkeeping________ above.

There is no single'________'approach to implementation. What follows are some suggestions about how archivists could go about implementation within government.

Archivists would do well to make common cause with those ________,who support government-wide standards for interoperability of systems, standardisation of data management, and similar initiatives.

Although time consuming, this _________ involvement has proved to be an effective way of ensuring that authentic archival records are created and preserved.

For _______ reasons, it will be necessary to maintain records of most business processes, at least for a limited time.

The purpose of archival appraisal is to decide which records should be preserved for the ______.

Archivists should focus especially on those ____________ systems that are thought to be creating records of archival value.

This step (Analysis of business activities) provides a useful___________for organising records.

To show a record is ________ we simply need to be able to demonstrate that the record is what it claims to be.

__________ is typically used as a characteristic of a set of records rather than an individual item within the records, although it can apply to both.

For records to be considered ___________ we must be able to manipulate, select and display them using criteria appropriate to their preservation purpose.

Records are potentially __________ if it is possible to extract information from the record or otherwise allow the record to interact with modern information processing systems.

However, access options for ______ users are more often restricted to off-line services, or based on information systems, which are designed specifically for external use.

A challenge for the future is to ______ the different types of metadata and the records in a coherent structure so that the records (embedded in their creation metadata) can be accessed on-line from an archival description system based on ISAD(G) and ISAAR(CPF).

Record

Reliability

Authenticity

Metadata

Electronic recordkeeping systems

Accessibility

Archival function

Bitstream preservation