2026年企业文件管理体系完善性与信息检索效率测评调研

本次调研旨在评估贵企业文件管理体系的完善程度及信息检索效率。所有题目均为必答题，请根据实际情况作答。调研结果将用于内部改进，所有信息将被严格保密。感谢您的参与！

Q1:贵公司是否建立了统一的文件分类与编码标准（如按部门、项目、文件类型等）？

是，有成文的、全公司统一的标准

是，但各部门标准不一

否，基本依靠个人习惯

不清楚

Q2:贵公司目前主要使用哪些文件存储系统或平台？（可多选）

本地服务器/共享文件夹

企业网盘（如OneDrive for Business，阿里云盘企业版等）

文档管理系统（DMS）或内容管理系统（CMS）

公有云存储服务（如百度网盘个人版等）

个人电脑硬盘/U盘等移动存储

其他

Q3:在文件命名方面，贵公司员工普遍遵循哪种做法？

严格按照公司规定的命名规则（如“日期_项目名_版本_作者”）

有大致约定，但执行不严格

基本无规则，文件名能看懂内容即可

比较随意，常有“新建文档”、“最终版”、“最终版2”等情况

Q4:请列举贵公司文件管理体系中常用的三种文件格式（例如：.docx, .pdf, .xlsx）。

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Q5:对于重要文件的版本控制，贵公司通常如何管理？

使用系统自动版本历史功能（如网盘、Git），并有明确的版本号规则

手动在文件名中添加版本号（如v1.0, v2.0）

覆盖旧文件，不保留历史版本

不清楚是否有版本控制

Q6:贵公司如何设置文件访问权限？（可多选）

基于组织架构/角色设定精细化的读写权限

按项目或部门设置共享文件夹权限

大部分文件公开，仅少数机密文件设限

权限设置混乱，经常需要临时申请

基本没有权限控制，全员可访问所有文件

Q7:当您需要查找一份半年前的项目报告时，您通常会尝试使用哪些关键词进行搜索？（请写出2-3个关键词示例）

填空1

Q8:您认为在现有系统中，查找一份已知存在的特定文件的平均耗时大约是？

1分钟以内

1-5分钟

5-15分钟

15分钟以上

经常找不到，需要重新制作

Q9:贵公司是否有定期的文件归档与清理制度（如将过期项目文件移至归档区，删除无用文件）？

有，且严格执行

有制度，但执行不到位

无成文制度，靠临时通知

从未进行过系统性的归档清理

Q10:您认为当前文件管理体系存在的主要问题有哪些？（可多选）

文件存放位置混乱，难以查找

文件命名不规范，望名不知义

版本混乱，不知道哪个是最新版本

权限管理不当，要么太严影响协作，要么太松存在风险

缺乏有效的搜索工具

员工文件管理意识薄弱，培训不足

存储空间不足或管理成本高

其他

Q11:请写出您认为能有效提升文件检索效率的一项具体技术或功能（例如：全文检索、人工智能标签、自然语言搜索）。

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Q12:当有新员工入职时，贵公司是否会提供文件管理规范的相关培训？

有系统性的入职培训包含此部分

会简单告知，但无正式培训

没有相关培训，靠新员工自己摸索

不清楚

Q13:贵公司是否有专人负责文件管理系统的维护与优化（如IT部门专人或知识管理员）？

有明确的负责人或团队

由IT部门兼管

无人专门负责

不清楚

Q14:您认为一个“完善”的企业文件管理体系最重要的特征是什么？（请用一个短语或短句概括）

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Q15:展望2026年，您认为贵公司在文件管理方面最需要投入改进的领域是？

引入或升级更智能的文件管理平台

制定并强制执行更细致的文件管理规范

加强员工培训与意识宣导

优化存储架构与备份策略

其他

Q16:对于本次调研主题，您是否有其他意见或建议？

填空1

Q17:请填写您完成本次调研的日期。

日期

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