2026年企业办公文件电子化效果与存储成本控制测评调研

本次测评旨在全面评估企业办公文件电子化转型的实施效果及存储成本控制能力。请根据您所在企业的实际情况如实作答，所有题目均为必答题。感谢您的参与！

Q1:您所在的企业是否已制定了明确的办公文件电子化转型战略或规划？

是，有清晰、成文的战略规划

是，但仅有初步设想或口头共识

否，尚未制定相关规划

不清楚

Q2:目前，贵公司日常办公产生的非涉密文件（如通知、报告、合同草案等）的电子化率（即生成即电子版，无需后续扫描）约为多少？

80%以上

50%-80%

20%-50%

20%以下

Q3:贵公司已实现电子化管理的文件类型主要有哪些？（可多选）

人事档案（如简历、合同）

财务单据（如发票、报销单）

行政公文（如通知、纪要）

项目文档（如方案、图纸）

客户资料与合同

其他（请补充）

Q4:贵公司目前用于存储和管理电子文件的核心系统或平台是什么？（例如：自建服务器+某品牌文档管理系统、阿里云OSS+某协同办公软件、微软SharePoint等）

填空1

Q5:对于已电子化的文件，贵公司是否有统一的、强制性的文件命名规范和存储目录结构？

有，且员工普遍遵守

有，但执行效果不佳

没有统一规范，各部门或员工自行决定

不清楚

Q6:贵公司电子文件的访问权限是如何管理的？

基于角色/部门的精细化权限控制

有基本权限设置，但不够精细

大部分文件公开或权限混乱

主要依赖物理隔离或简单的密码保护

Q7:请列举贵公司在电子文件存储方面面临的最主要的两个成本压力。（例如：云服务订阅费快速增长、本地服务器维护与升级成本高、存储容量不足导致频繁扩容等）

填空1

Q8:贵公司是否对电子文件（尤其是非活跃文件）执行定期的归档或清理策略？

是，有自动化的归档与清理策略

是，但主要依靠人工定期处理

否，只存不删，存储空间持续增长

不清楚

Q9:为控制存储成本，贵公司已采取了以下哪些措施？（可多选）

采用冷热数据分层存储（如将历史数据移至低频访问存储）

实施文件去重与压缩技术

定期审查并删除过期、无效文件

与云服务商谈判以获得更优价格或采用预留容量

优化文件格式与大小（如将高清图片转为预览图）

尚未采取系统性的成本控制措施

Q10:您认为，实现办公文件电子化后，在查找和调取特定历史文件方面，效率提升是否明显？

非常明显，几乎可以瞬间找到

比较明显，比翻阅纸质档案快很多

一般，有时仍难找到

几乎没有提升，甚至更混乱

Q11:请估计，通过电子化及相应的成本控制措施，贵公司近一年在文件存储与管理方面的总成本（包括硬件、软件、云服务、人力等）变化趋势是？（例如：降低约X%、基本持平、增长但增速放缓等）

填空1

Q12:在文件电子化过程中，员工面临的最大阻力或挑战是什么？

传统工作习惯难以改变，对电子系统不信任

系统操作复杂，学习成本高

担心信息安全与隐私泄露

认为电子化增加额外工作量，无直接收益

Q13:贵公司电子文件的安全保障措施包括哪些？（可多选）

定期自动备份到异地或云端

部署防病毒、防勒索软件系统

对重要文件进行加密存储

详细的文件操作日志与审计追踪

员工信息安全意识培训

Q14:您如何评价当前电子化文件系统与公司其他业务系统（如ERP、CRM、OA）的集成度？

高度集成，数据可自动流转

部分集成，需手动干预

基本独立，文件需单独上传下载

没有其他主要业务系统

Q15:展望未来两年，贵公司在办公文件电子化与存储管理方面，最优先考虑投入或改进的领域是什么？

填空1

Q16:总体而言，您认为贵公司的文件电子化转型在“提升办公效率”和“控制存储成本”两个目标上，达成情况如何？

两者都达成得很好

效率提升明显，但成本控制有待加强

成本控制较好，但效率提升有限

两者都未达到预期目标

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