年企业文件管理体系完善性与信息检索效率测评调研

本次调研旨在评估贵企业文件管理体系的完善性及信息检索效率。所有题目均为必答题，请根据实际情况填写。调研结果将严格保密，仅用于分析改进。感谢您的参与！

Q1:您所在企业的文件管理是否遵循统一、成文的分类和命名规范？

A. 是，有明确规定且被严格执行

B. 有规定，但执行不到位

C. 没有成文规定，靠约定俗成

D. 完全没有，各自为政

Q2:您认为当前文件管理体系在哪些方面存在不足？（可多选）

A. 文件分类标准模糊，查找困难

B. 文件命名规则不统一，难以识别

C. 存储位置分散（如个人电脑、多个网盘、服务器并存）

D. 缺乏版本控制，无法确认最新版

E. 权限管理混乱，不该看的人能看到

F. 文件归档和销毁机制缺失，导致冗余

G. 与业务系统（如OA、ERP）集成度低

Q3:在您需要查找一份半年前的会议纪要时，您通常需要花费多长时间（以分钟计）？______

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Q4:企业是否使用了专门的文档管理软件（如SharePoint、Confluence、钉钉文档、飞书知识库等）进行核心文件的集中管理？

A. 是，且已全面推广使用

B. 是，但仅在部分部门使用

C. 没有，主要依靠共享文件夹或网盘

D. 没有，文件主要存储在个人设备上

Q5:请列举您认为企业文件管理体系中最需要改进的两个方面：1. ______ 2. ______

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Q6:当新员工入职时，是否有系统性的文件管理规范培训？

A. 有，作为入职培训的固定环节

B. 有，但非强制，靠导师或同事口头传授

C. 没有，新员工自行摸索

D. 不清楚

Q7:您所在企业的文件检索主要依赖以下哪些方式？（可多选）

A. 记忆文件存放的具体文件夹路径

B. 利用操作系统（如Windows）自带的文件搜索功能

C. 依赖同事告知或帮忙查找

D. 使用文档管理软件或网盘提供的关键词全文搜索

E. 根据统一的命名规则推测文件名进行搜索

Q8:您认为一个“理想的”文件管理系统，其全文搜索引擎应该具备的最重要特性是什么？（例如：支持模糊搜索、按文件类型过滤、按时间排序等）______

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Q9:对于过期或失效的文件，企业是否有明确的归档或销毁流程？

A. 有明确的流程并定期执行

B. 有流程但很少执行

C. 没有流程，文件一直保留

D. 不清楚

Q10:在您的工作中，因找不到所需文件而不得不重复劳动或延误工作的情况，平均每月发生几次？______

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Q11:不同部门之间共享和协作处理文件时，是否存在因版本不一致导致的工作错误或返工？

A. 经常发生

B. 偶尔发生

C. 很少发生

D. 从未发生

Q12:您认为提升文件检索效率，除了技术工具外，还需要哪些管理措施？（可多选）

A. 高层重视并推动文件管理规范化

B. 设立明确的文件管理责任人/团队

C. 制定奖惩制度，确保规范被执行

D. 定期进行文件管理规范的审计和优化

E. 加强员工培训，提升信息素养

Q13:企业是否对核心文件（如合同、资质、项目文档）进行了定期的备份，以防止数据丢失？

A. 是，有自动化的异地备份机制

B. 是，但为手动或本地备份

C. 没有定期备份

D. 不清楚

Q14:如果为贵企业当前的文件管理体系完善性打分（0-10分，10分为非常完善），您会打多少分？______

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Q15:您是否愿意投入时间学习并使用更先进、但可能有一定学习成本的文件管理工具或方法？

A. 非常愿意，只要能提升效率

B. 愿意，如果公司强制要求

C. 不太愿意，习惯现有方式

D. 完全不愿意

Q16:对于本次调研主题，您是否有其他具体的意见或建议？______

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